Mobile APP

MYexpense nutzt eine mobile APP zur direkten und sofortigen Erfassung von Ausgaben am Handy.

  • Einfach zu bedienen mit klarem Ablauf
  • OCR Unterstützung reduziert Erfassungsaufwand
  • Angepasst zur Abbildung nur wesentlicher Information
  • Ständige Weiterentwicklung der Software durch Drittanbieter
  • Integration von Kreditkartenabrechnungen

SOFORT und EINFACH beschreiben unsere Lösung am besten: Alles andere ist Käse!

Reporting

MYexpense liefert alle benötigten Informationen im Wege eines automatisierbaren Reportings. Daten sind dabei für Nachfolgesysteme direkt nutzbar aufbereitet:

  • Ausgabe von Spesenabrechnungen mit Aufstellung über den Rückerstattungsbetrag
  • Nachvollziehbare Darstellung von Firmenkreditkarten
  • Beleg zur automatisierten Verbuchung
  • Weitergabe des digitalen Belegbildes für Archivierung
  • Datenträger für automatisierte Überweisung

Prozesse laufen mit MYexpense einfach schneller ab: Warten Sie also nicht Wochen, sondern bekommen Sie Auslagen für die Firma schnell auf Ihr Privatkonto zurück.

Web Infosystem

MYexpense erlaubt die Steuerbarkeit von Reisekosten auf Basis eines umfassenden Web Informationssystems.

  • Zugang direkt über Ihren Internetbrowser ohne Softwareinstallation
  • Erfassung vollständig über mobile APP möglich
  • Nutzerinformation über Stand der Bearbeitung
  • Reiseplanung und Freigabe
  • Überblick über Vorgänge im Unternehmen je zugewiesener Rolle

Entdecken Sie die umfassenden Informations- und Gestaltungsmöglichkeiten. Top-Usability und einfache Bedienung geben einen schnellen Überblick.

Ausgaben Kategorien

MYexpense definiert für Ihr Unternehmen sinnvolle Ausgabenkategorien. Damit steuern Sie nicht nur Freigabeprozesse und Budgetobergrenzen.

  • Erfassen von Tankrechnungen, Konsumationsbons und sonstigen Ausgaben
  • Geschäftsessen nur bis Eur. 50 pro Person?
  • Lückenlose Dokumentation von Kreditkartenabrechnungen und Barausgaben
  • Abgrenzung der rückerstattungsfähigen Ausgaben
  • Projektsteuerung

Diese Steuerungsmechanismen werden darüber hinaus für Ihre Buchführung und Kostenrechnung bequem nutzbar gemacht.

Integration Nachfolgesysteme

MYexpense ist auf die Nutzung der gesammelten Daten ausgelegt. Synergien ergeben sich für die Besorgung der Buchführung bei Frühwirt.

  • Automatisierte Bereitstellung der Ausgaben
  • Weitergabe eines Belegbildes
  • Schnittstellenoptimierung
  • Nutzung von Kostenstellen und Projekten
  • Direkterfassung von Informationen zum Beleg

Die Datenbereitstellung erfolgt für Ihre Systeme: Im Rahmen von Enterprise Lösungen sind weitgehende Anpassungen möglich.

Teamfunktionen

MYexpense ist so teamfähig wie Ihr Unternehmen und bildet Ihre Freigabewege ab. Kontrollieren Sie jede Abrechnung oder setzen Sie generelle Regeln für Ihre Mitarbeiter:

  • Erfassung und Verwaltung durch Mitarbeiter
  • Belegfreigabe durch Vorgesetzte
  • Informations- und Steuerungsmöglichkeit für CFO
  • Direktzugriff für den Steuerberater

So gewinnen Sie die Steuerbarkeit zurück und stellen für Ihr Internes Kontrollsystem sicher, dass alle Compliance Regelungen eingehalten werden.

anpassungsfähig

MYexpense ist außerdem anpassungsfähig und bildet die Strukturen Ihres Unternehmens ab. Ausgangspunkt ist die Aufbauorganisation, die Verantwortungsbereiche festlegt:

  • Niederlassungs- und Gruppenbildung
  • Zuweisung individualisierter Rechte
  • zielgenaue Implementierung von Regelungen
  • Abbildung von Ausgabekategorien und Bezahlmöglichkeiten

So haben Sie auch die Ablauforganisation im Griff. Vorbei die Zeiten von Kostenüberschreitungen!

Reisefreigaben

MYexpense ist ein schlankes Tool, das um die Verwaltung konkreter Reisen erweitert werden kann. Erfassen Sie neben Ausgaben auch Kilometergelder, Tages- und Nächtigungsgelder oder Ihre Arbeitszeit.

  • Freigabe der Reisevorbereitung inkl. Kostenschätzung
  • Pre- Approval von Reisebudgets und konkreten Ausgaben
  • Zielgerichtete Teamkommunikation

Sie haben die Sicherheit bereits alles im Vorfeld geklärt zu haben: Ihr Business Class Flug wird rückerstattet, das ist mit dem Kunden ausgemacht.

preiswert

MYexpense ist keine billige, aber eine preiswerte Lösung. Verschiedene Angebote und Pakete stellen sicher, dass Sie nicht für etwas zahlen, was Sie nicht brauchen.

  • Schnellere und einfachere Erfassung von Ausgaben spart Zeit und Nerven
  • Abbildung von Compliance Regelungen ohne Zusatzaufwand
  • Sicherung der Vollständigkeit: Sie kommen auf Ihre Unkosten
  • Missbrauchsbekämpfung durch transparente Verantwortlichkeiten für Firmengeld
  • Kosteneinsparungen durch direkte Nutzbarkeit im Nachfolgesystem

Für größere Einheiten oder bei Bezug anderer Leistungen sind Rabatte für die Nutzung von MYexpense möglich.

weltweit

MYexpense ist eine Lösung für österreichische Unternehmen. Damit Sie kein Problem an der Grenze haben, verwalten wir Ihre Ausgaben aber natürlich weltweit: in allen Währungen und mehreren Sprachen.

  • Mehrsprachige Oberfläche
  • Alle Währungen mit automatischer Umrechnung
  • Durch APP nicht ortsgebunden und rund um die Uhr verfügbar
  • Offline Modus zur Vermeidung von Spesen
  • Steuerrechnung auch für ausländische Niederlassungen

Verzichten Sie also nicht auf MYexpense bei der Geschäftsreise nach Deutschland, dem Seminar in den USA oder der Messe in China.

sicher

MYexpense ist eine sichere Lösung im mehrfachen Wortsinn: Wir achten auf Datenschutz und Datensicherheit.

  • Umfassende Verpflichtung zur Verschwiegenheit
  • Schutz mit nutzerspezifischem Passwort und Zugangsweg
  • Auswahl kompetenter Entwicklungspartner
  • Langfristige Datenspeicherung im revisionssicheren Belegarchiv
  • Automatisierte Datenübermittlung vermeidet Fehler

Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Integrität der erfassten Daten durch kompetente Betreuung und Administration.

papierlos

MYexpense arbeitet papierlos, denn gerade Reisekostenbelege verstopfen bei oft geringen Beträgen Ihre Brieftasche: Schluss damit!

  • Digitalisierung schnell und einfach
  • Workflow angepasst an digitale Information
  • Kein Verschmeißen von Zetteln
  • Kein mühsames Abheften in der Mappe: Sie haben ein Belegarchiv, entsorgen Sie Ihre Quittung!

Willkommen im papierlosen Unternehmen!

Rückerstattung

MYexpense beschleunigt Ihre Reisekostenrückerstattung am Ende eines sauberen Bearbeitungsprozesses

  • Info über den Stand der Abrechnung und Rückerstattung
  • Ihr Überblick: Was soll rückerstattet werden?
  • Keine Abrechnung von Bargeld über die Kasse
  • Ausgabe eines Datenträgers für automatisierte Rücküberweisung

Dadurch wird eine Vielzahl von Firmenkreditkarten überflüssig: Mitarbeiter bezahlen privat und rechnen ab: so laufen Sie Belegen nicht hinterher!

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